阿金和小雪跟靓女姐姐道别后，俩人的心情更好了，因为发现对方都喜欢小狗狗，有一个相同的爱好。有电脑了，小雪就可以多查看这方面的资料，跟阿金会有更多的话题，她高兴坏了。
俩人回到住处，小雪接了杯水给阿金，自己也喝了杯水，打开电脑，把从厂里拷贝回来的体系文件打开来仔细阅读了起来。
以前她没有接触到这些东西，都不知道厂里有这么多管理方面的文件，她现在要尽快的熟悉起来。
阿金看着小雪那认真的模样，时而做笔记，时而皱眉，时而沉思，忍不住的走到她面前说道"其实很简单，你要清楚一般的厂内的文件分阶的含义和分阶的内容就基本能熟悉起来。
文件的分阶就像是一座金字塔，从顶端到底部，清晰地展示了信息的层次和重要性。在这座金字塔中，最顶层的文件往往是最重要、最核心的，它们包含着关键的决策、战略和方向。接下来的几层则逐渐细化和扩展，呈现出具体的计划、流程和操作指南。每一层都与上一层相互关联，形成一个有机的整体。
这种分阶结构使得文件的组织和管理更加有序，方便人们快速找到所需的信息。它也反映了工作的逻辑和流程，有助于提高效率和避免混乱。同时，文件的分阶也可以根据不同的需求和目的进行调整和定制，以适应各种具体情况。
无论是企业的内部文件管理，还是个人的文档整理，分阶都是一种有效的方式，让文件变得更加清晰、易读和易用。它就像一个导航图，引导我们在信息的海洋中迅速找到正确的方向。
文件一般分为四个阶层，一阶是质量手册和管理文件，二阶是程序文件，三阶是指导文件，四阶是记录表格，外来文件，或者法律法规等。
一阶文件是质量手册和管理文件的总章程。
二阶程序文件，主要是描述整个公司各个职能部门之间相互联系的那些活动的途径。也就是明确各个职能之间的分工和接口。譬如设计合同评审程序、开发程序、采购程序、制造程序、不合格品控制程序、售后服务程序等。这些程序由一个职能主管，其他职能配合来完成。用程序中明确各个职能做什么，谁先做什么，谁后做什么，要求达到什么水平，在什么地方完成，也就是回答who、what、where、when。
三阶文件作业指导，也就是"how"的诠释。把每个岗位的操作规范化，简称:作业指导书，针对每个岗位编写一份详细的作业方法，注意事项。
四阶文件是表格，记录类别的，把记录、外来标准资料、法规文件等作为第四阶文件加以管理。这些文件的特点是没有版次控制的要求。
这就是文件的分类，你作为管理主要就得围绕5wh2来展开。
5w2h分析法又叫七何分析法 （1）why——为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？ （2）what——是什么？目的是什么？做什么工作？ （3）where——何处？在哪里做？从哪里入手？ （4）when——何时？什么时间完成？什么时机最适宜？ （5）who——谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？ （6）how——怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？ （7）howmuch——多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？
只要你任何事情都围绕这7方面去分析，准能解决，明白没？"
"经你这么说好像简单多了。那一阶和二阶我都不用怎么修改了？"
"也不是不用修改，而是要根据厂内的需求来补充说明就行，主要是修改三阶文件和四阶文件，这些事情叫下面的部门负责人去弄，他们更清楚，写得也更详细。"
"那我们现在要做的是什么？"
"组织一个具体的领导架构。"